As regras procedimentais foram estabelecidas para os processos administrativos relativos a convênios e instrumentos congêneres, firmados sob a égide da Instrução Normativa nº 1, de 15 de janeiro de 1997, da Secretaria do Tesouro Nacional, sob a gestão da Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial da Presidência da República. A Instrução Normativa nº 1/1997 disciplina a celebração de convênios de natureza financeira que tenham por objeto a execução de projetos ou realização de eventos.

As contas, que deverão ser examinadas, se referem aos convênios cuja vigência se encerrou até 31 de dezembro de 2008, com valor total repassado igual ou inferior a R$ 300 mil e para os quais a análise da prestação de contas final encontre-se pendente.

Procedimentos simplificado

A Portaria nº 97/2015 determina que a avaliação da prestação de contas deve ser feita por procedimento simplificado, de acordo com os formulários constantes dos anexos da regulamentação. A verificação da comprovação do uso dos recursos do convênio na finalidade pactuada; do cumprimento da meta física e da execução financeira será realizada por análise documental.

Os convênios deverão receber uma avaliação técnica e financeira que verifique as suas finalidades e o cumprimento de seu objeto, por meio da utilização regular dos recursos.

Excluídos da prestação de contas

A portaria exclui da análise a prestação de contas final que não permita atestar a execução físico-financeira do objeto e o alcance do objetivo proposto; que possuam demanda por parte dos órgãos de controle externo ou interno, bem como do Ministério Público da União, dos Estados ou do Distrito Federal; que seja objeto de denúncia ou representação ao órgão que concedeu o convênio (até a conclusão pela sua improcedência); ou que foi submetido a processo de Tomada de Contas Especial – TCE.

A TCE é um processo devidamente formalizado, de rito próprio, que deve ser instaurado por autoridade competente responsável pela gestão de recursos. A Tomada de Contas Especial deve ser iniciada depois de adotadas as providências internas, com o objetivo de promover a recomposição do erário. Caso o processo não seja instaurado, fica caracterizada grave infração à legislação, por restar configurada a omissão do gestor público.

Reanálise das contas

A aprovação da prestação de contas final com base em análise de documentos não exclui a possibilidade de reanálise das contas pela secretaria. Esta hipótese ocorrerá nos casos de denúncia ou representação sobre a inexecução do objeto do convênio ou desvio de sua finalidade, caso em que o processo deverá ser desarquivado para adoção dos procedimentos de apuração dos fatos e das responsabilidades com vistas a eventual ressarcimento ao erário.

Publicidade e recomendações

Trimestralmente, a Gerência de Orçamento, Finanças e Transferências Voluntárias da Secretaria de Planejamento e Formulação de Políticas vai publicar no Boletim Interno do Ministério da Justiça e no sítio eletrônico da Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial a lista dos processos cujas prestações de contas tenham sido aprovadas.

A medida adotada pela Secretaria da Igualdade Racial decorreu de uma recomendação do TCU e da CGU em que todos os órgãos repassadores de recursos federais devem adotar providências para reduzir o acervo de processos que aguardam a avaliação das contas finais dos convênios.
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