De acordo com Luciana Nepomuceno, da Diretoria de Processos Organizacionais da Universidade de Brasília (UnB), o trabalho de gestão de processos de forma institucional começou a ser desenvolvido na UnB a partir de 2011. “A estruturação da diretoria passou por um processo de alinhamento metodológico e experimentação de formas de atuação dentro de um ambiente tão particular quanto o acadêmico para hoje se estruturar como a unidade de referência na instituição para a melhoria das práticas de gestão por processos e também de estruturas organizacionais”, explicou.
Segundo ela, na medida que os trabalhos foram sendo desenvolvidos, percebeu-se a necessidade de formar um corpo de servidores capacitados para trabalhar com os processos de governança na instituição. “O enfoque dos trabalhos desenvolvidos também evoluiu. O trabalho inicial era feito com o apoio de uma consultoria externa e apresentava limitações impostas pelo próprio contexto organizacional e pela dificuldade de manter grandes ações coesas em longo prazo. Desta forma, a diretoria atuava sob demanda interna das áreas e com enfoque mais setorial, o que significava uma atuação departamentalizada, em que a gente diagnosticava áreas em que os processos eram mapeados dentro ali do contexto do departamento.”
Com a evolução da estratégia, de acordo com Luciana Nepomuceno, o foco foi ampliado e passaram a ser diagnosticados os processos de grande impacto para a comunidade, com enfoque ampliado. “Há cerca de dois anos, a universidade instituiu também uma comissão permanente, a Simplifica UnB, que fornece diretrizes estratégicas para essas ações de desburocratização.”
Para ela, o enfoque na desburocratização das práticas de gestão é notadamente de grande importância institucional seja para proporcionar mais eficácia e eficiência para os processos de ensino, pesquisa e extensão. E permitem ainda uma melhor prestação do atendimento ao público, otimização no uso dos recursos e contribui com a qualidade de vida dos servidores, uma vez que eles conseguem desenvolver os trabalhos de maneira organizada, otimizada e sistematizada”, concluiu.
Outra experiência – Na Universidade Federal do Ceará (UFC), desde o final de 2017, equipes multidisciplinares de servidores docentes e técnico-administrativos estão descrevendo detalhadamente os processos essenciais para o funcionamento interno de cada setor, buscando racionalizar custos e diminuir burocracias. “A gente fez um trabalho bem intenso, inicialmente com capacitação. E agora a gente tem colhido bastante os frutos desse trabalho. Como a gente não dispõe de uma unidade que centralize esse mapeamento de processos, como um escritório de processos, por exemplo, a gente teve o cuidado de capacitar pelo menos um servidor estratégico em cada unidade, para a partir deles o trabalho ser desenvolvido”, explicou Tatieures Gomes, diretora da Secretaria de Governança (SECGOV), da UFC.
“Na ausência dessa estrutura unificada e que, de certa forma, iria demorar muito para a gente implantar porque a universidade é muito grande, nós apostarmos nessa metodologia de descentralizar. E a gente tem visto que tem dado muito certo. A gente vê que está fluindo bem. Gera uma troca muito boa desses grupos nesses grupos constantes que a gente tem. Agora eles demandam capacitação no sentido de promover a melhoria e de avançar em aspectos do software utilizado para esse trabalho. A gente sente um engajamento muito bom”, completou ela.
A diretora disse que no início do mapeamento de processos na UFC não foi fácil e que houve uma certa resistência, mas que logo depois houve um reconhecimento pelos resultados obtidos. “A gente enfrentou, num primeiro momento, uma resistência muito forte porque a impressão era de que isso gerava mais trabalho e tinha pouco servidor, e que teria que parar para mapear os processos. Mas é impressionante como esse trabalho é um divisor de águas. Ele abre a cabeça do gestor, inclusive para ele entender esses aspectos mais avançados da governança. A necessidade de indicadores, de uma gestão de riscos. Então eu acho que é um excelente caminho para começar a implantar práticas de governança”, concluiu Tatieures Gomes.
Assessoria de Comunicação Social
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